FindAccountingSoftware.com publikuje kompletny i pouczający artykuł o zdalnych rozwiązaniach. Autor pozwolił nam opublikować go u nas na blogu.
Link do strony oryginalnej

Co każdy kupujący oprogramowanie zdalnej obsługi powinien wiedzieć?

Popularność rozwiązań zdalnych w biznesie dramatycznie wzrasta.

Skąd to wiemy?

Dwa rodzaje statystyk o naszym oprogramowaniu łączące dane z tysięcy projektów opisują, najogólniej rzecz biorąc dwie podstawowe zasady:

1. Przeciętny kupujący oprogramowanie znajduje się około 3- krotnie dalej od sprzedawcy w 2014 niż miało to miejsce w 2001.
2. Jedynie połowa kupujących w porównaniu z rokiem 2001 wyznała, że zakup oprogramowania od lokalnego sprzedawcy był „absolutnie konieczny”.

Szereg dyskusji przeprowadzonych z kupującymi, na temat wdrożenia zdalnych rozwiązań wskazuje na wzrost zainteresowania tematem. Artykuł ten wprowadzi was w tę dyskusję. Co ważniejsze, pomoże on określić, czy zdalne rozwiązania są właściwe i dobre dla waszego biznesu. Artykuł ten ma za zadanie powiedzieć o następujących tematach:

• Jak zdalne rozwiązania stały się najlepszym rozwiązaniem w zakresie rozmieszczenia oprogramowania?
• Jakie korzyści przynoszą zdalne rozwiązania użytkownikom oprogramowania?
• Czy zdalne rozwiązania są dla Ciebie?
• Jakie czynniki warunkują dostępność integratorów lokalnych systemów?
• Jak wygląda całkowity proces doboru i wdrożenia zdalnego rozwiązania?
• Jakie czynniki mogą mieć wpływ na preferencje wdrożeniowe?
• Jakie są najlepsze praktyki w wyborze wsparcia wdrożeniowego?

Głębsza analiza wdrożenia kompletnego systemu w przedsiębiorstwie, wraz z różnorodnością elementów, które mogą udostępnić sprzedawcy znajduje się w naszym zalecanym “Przewodniku wdrożeniowca (CFO’s Guide to ERP Implementation)” .

Jak zdalne rozwiązania stały się najlepszym rozwiązaniem w zakresie rozmieszczenia oprogramowania?

Wybór zdalnego wsparcia technicznego w zakresie wprowadzenia takich kompleksowych systemów jak ERP, księgowość, CRM, sieć dostaw, zarządzanie produkcją, oraz zarządzanie projektami to zjawisko powszechnie występujące w rzeczywistości po roku 2000.

Kilka kluczowych rozwiązań technicznych powstałych w okresie ostatniego piętnastolecia stworzyło większą gamę wyboru, takich elementów jak: większy dostęp do taniego, powszechnego Internetu szerokopasmowego, pozwalającego na zastosowanie narzędzi zdalnych.

1. Szerokie pasmo.

Jednym z fundamentalnych wymogów zarządzania wdrożeniem oprogramowania do pracy zdalnej jest odpowiedniej jakości, szerokopasmowy Internet.

Rozpoczynając wybór oprogramowania w późnych latach 90-tych T1 z dostępem o przepustowości 1.536 Mbps było uważane za luksus kosztujący przedsiębiorcę $1,000 – $2,000 miesięcznie. Według danych z roku 2013, koszt 1 mbps spadł do mniej niż $1/miesięcznie na wielu rynkach amerykańskich. Fakt ten jest znamienny dla kilku lokalizacji na świecie.

Dostęp do taniego szerokopasmowego Internetu jest strategiczny nie tylko dla wsparcia zdalnych rozwiązań. Dostępność szerokiego pasma jest koniecznością dla zapewnienia komunikacji wspierającej rozwój produktów i planowania projektów, w tym: urozmaicone prezentacje interaktywne produktów, demo internetowe i zarządzanie projektami współpracy.

2. Narzędzia dostępu zdalnego.

Możliwość budowy sieci zdalnego dostępu istnieje na rynku od jakiegoś czasu. Jednak ulepszenia technologii pozwoliły ich zastosowanie znacznie uprościć.

Współczesne serwery i pulpity OS pozwalają na bezpośredni dostęp zdalny dla każdego podłączonego do sieci komputera.

Ponadto, zdrowy rynek zdalnego dostępu oferuje mnogość opcji interfejsowych łatwych w obsłudze, zoptymalizowanych dla potrzeb różnorodnych platform i konfiguracji systemu.

Dolna granica wyznaczona przez VPN, RDP, VNC, oraz Terminal Services w integracji oprogramowania spycha je energicznie w kierunku wykorzystania zdalnego dostępu w rozmieszczeniu oprogramowania.

Narzędzia takie jak Windows Terminal Services, dostarczają integratorom programów księgowych możliwości pomocy we wdrożeniu bez konieczności osobistej obecności.

Jakie korzyści przynoszą zdalne rozwiązania użytkownikom oprogramowania?

Techniczna zdolność umożliwiania wdrożenia zdalnego oprogramowania to tylko jedna strona medalu. Sama możliwość wdrożenia zdalnego, nie czyni jej najczęściej wybieraną.

Biorąc to pod uwagę, widzimy, że zdalne formy wdrożeniowe nie dają jednej istotnej korzyści: szerokiej gamy wyboru. Poza tym, że lokalni dostawcy i wdrożeniowcy rozwijają znacznie ofertę oprogramowania i wsparcia.

Większy wybór daje kupującym możliwość skorzystania z dwóch trendów na rynku oprogramowania biznesowego: specjalizacji produktów i zróżnicowania sprzedawców.

1. Specjalizacja produktów.

Rynek zastosowań biznesowych jest potężnie zróżnicowany. Wymogi wobec detalistów są inne, niż te wobec producentów, ponieważ potrzeby działalności nie opartej na zysku są inne, niż te, których doświadcza wykonawca. Co za tym idzie, rynek oprogramowania odpowiedział tysiącem produktów zoptymalizowanych dla poszczególnych środowisk biznesowych.

Są liczne za i przeciw wyboru niszy wobec dostosowania się do głównego nurtu. Jednak możliwość wyjścia poza ofertę kilku dostawców lokalnych pozwala ujrzeć większą ilość dróg wynajdywania coraz lepiej dostosowanych narzędzi.

2. Zróżnicowanie sprzedawców.

Nie wszystkie firmy oferujące integrację systemu są równe.

O ile pojedyncza linia produktowa może być wykorzystywana przez wiele integratorów systemowych, o tyle zaledwie mniejsza grupa dostawców będzie mogła osiągnąć specjalizację w konkretnej branży. Poziom oferowanego wsparcia, oraz jego poziomu wyspecjalizowania w zakresie wdrożeniowym podlega zróżnicowaniu w sposób naturalny. Ponadto, kupujący często są zdziwieni zróżnicowaniem cen usług, ponieważ różni integratorzy oferują niższe ceny za licencje tych samych programów.

Badania wśród szerokiej gamy potencjalnych integratorów podnosi szanse znalezienia dostawcy, który daje zarówno korzystne warunki sprzedaży, jak i umiejętności niezbędne do udzielenia właściwego wsparcia.

Czy zdalne rozwiązania są dla Ciebie?

Istnieją unikalne możliwości, które oferuje praca wdrożeniowa na miejscu, u klienta.

Wdrażanie nowego systemu biznesowego to proces złożony. Wymaga on czasu, planowania, koordynacji, pracy zespołowej i zaufania. Praca wykonana osobiście u klienta wzmacnia relacje biznesowe.

Co więc czyni osobiste, lub zdalne wykonawstwo dobrym rozwiązaniem?

To skomplikowane pytanie. Jednak pierwszą rzeczą do rozważenia jest dostępność partnerów wdrożeniowych na miejscu.

Jest oczywiście możliwe sprowadzanie przedstawicieli od oddalonych od nas dostawców— wiąże się to jednak z wyższą ceną i pokryciem kosztów podróży.

Wielu kupujących, wahając się między wyborem miejscowego a zdalnego usługodawcy, powinno najpierw upewnić się, czy opcja lokalna wchodzi w grę.

Jakie czynniki warunkują dostępność integratorów lokalnych systemów?

Lokalizacja geograficzna (rysunek 1)

Nie dziwi fakt, że im bliżej się ma do większych ośrodków osadnictwa ludzkiego, tym więcej ma się możliwości w znalezieniu lokalnego integratora o właściwych kwalifikacjach. Innymi słowy, Nowojorczyk znajduje się w lepszym położeniu niż mieszkaniec północnej Montany.

Kupujący pomiędzy tymi dwiema lokalizacjami też są brani pod uwagę. Odnalezienie integratora systemu dla rozwiązań wyprodukowanych przez wielu producentów jest trudniejsze, niż znalezienie lokalnej firmy IT ze standardową siecią, serwerem, lub obsługą pulpitów. Wdrażanie oprogramowania księgowego, albo nowego systemu CRM wymaga więcej wiedzy specjalistycznej niż pozwala na to stan kwalifikacji przeciętnej firmy IT.

Niepowtarzalność potrzeb  (rysunek 2)

Wymogi klienta determinują zdolność wyszukiwania odpowiedniego dostawcy. Im bardziej nietypowe są potrzeby klienta – tym mniej prawdopodobne jest, że znajdzie właściwego integratora oprogramowania.

W jaki sposób można okreslić własne oczekiwania jako wyjątkowe? Można to wykonać za pomocą odpowiedzi na trzy pytania

• Czy potrzebujemy rozwiązania, które ma zastosowanie znajdzie tylko w naszej branży?
• Czy potrzebujemy zintegrować skomplikowane konfiguracje oprogramowania firm trzecich (zwykle dotyczy to sprofilowanych, starszych i nieszablonowych aplikacji)?
• Czy dysponujemy nieszablonowymi bazami danych i czy spełniamy wymogi kompatybilności z OS?

Jak wygląda całkowity proces doboru i wdrożenia zdalnego rozwiązania?

Osoby kupujące oprogramowanie zwykle pracowały z dostawcami lokalnymi, przez co trudno im wyobrazić sobie podobną usługę serwowaną zdalnie w sposób kompletny. Mimo to jednak może zadziałać.

Email, rozmowa telefoniczna, wysyłanie zrzutów z ekranu i wideokonferencje oraz zarządzanie projektem online to nieocenione narzędzia dla kupujących i sprzedawców potrzebujących komunikować się w trakcie doboru i wdrożenia, nie mając jednak tej dogodności zrobić to bezpośrednio.

W ramach ułatwienia dostępu do serwera direct i stacji roboczej w celu całkowitego wdrożenia oprogramowania, otwiera się wielość opcji. VNC, Remote Desktop Protocol, VPN, oraz Windows Terminal Services należą do najpopularniejszych. Istnieją darmowe i płatne opcje do zastosowania technologii dostępu zdalnego. Dostawcy podejmują decyzję w zakresie technologii, którą mają zamiar wykorzystać w systemie operacyjnym, spełniającą wymogi bezpieczeństwa, opiera się na wnioskach z poprzednich doświadczeń, itd.

Praca z tysiącami kupującymi oprogramowanie rocznie daje firmie informacje zwrotną w zakresie wdrożeń osobistych i zdalnych. Nie ma żadnego bezpośredniego związku pomiędzy wyborem formy zdalnej a bezpośredniej, a ogólną satysfakcją klienta.

(Natomiast, gdzie ta różnica się uwidacznia w przypadku kompleksowych systemów oprogramowania i bez pomocy specjalistycznej, to już zupełnie inna historia!)

Jakie czynniki mogą mieć wpływ na preferencje wdrożeniowe ?

W wielu sytuacjach zawsze chodzi o poziom komfortu. Z czym, jako kupującemu będzie ci najwygodniej? Z wdrożeniowcem pod ręką, czy zdalną pomocą?

Jak zapewne można sobie to wyobrazić z punktu widzenia niejednego kupującego, istnieje wiele za i przeciw w rozumieniu danej firmy wobec pomysłu zdalnego wdrożenia oprogramowania

 

Zakres (Rysunek 3)

Ogólnie rzecz biorąc, im bardziej złożone są wymagania projektu, tym bardziej prawdopodobne będzie, że kupujący zdecyduje się na wdrożenie osobiste.

W pracy dopasowywania oprogramowania pomagamy firmom dowolnej wielkości we właściwym doborze. Budżety projektów wahają się od kilku tysięcy wzwyż. W ciągu ostatnich 15 lat zauważyliśmy, że projekty ze znaczniejszym budżetem (na $40,000 i wyżej) silniej akcentowały zapotrzebowanie na wsparcie udzielane na miejscu.

Budżet to surowe narzędzie do pomiarowania złożoności wdrożenia projektu. Wzrost w ilości konfiguracji, integracji, oraz konwersji danych w projekcje wzmagają złożoność wdrożenia. Należy nadmienić, że są to również zadania mogące podlegać wdrażaniu w trybie zdalnym.

Potrzeba rozmieszczenia wyspecjalizowanego oprzyrządowania – wymagana czasem w projekcie w przypadku sprzętu RFID— może wskazywać na przewagę wdrożenia osobistego.

Profesjonalna wiedza personelu kupującego  (rysunek 4)

Rzadko całość rozmieszczenia oprzyrządowania zlecana jest firmie zewnętrznej. Wewnętrzny personel kupującego zwykle dokonuje przygotowania sprzętu, sprawdzenia dostępności zasobów systemowych, czy nawet konwersji danych.

Personel kupującego odgrywa większą rolę w koordynacji wdrożenia, rzadziej powierza się to całkowicie załodze dostawcy. Najogólniej rzecz biorąc, wszelkie zasoby personalne w procesie wdrożenia mogą być dostarczone przez kupującego, co dodatkowo obniża zapotrzebowanie na konieczność osobistego wdrożenia przez sprzedawcę.

Rozeznanie lokalne (rysunek 5)

Firmy świadczące usługi na miejscu będą preferować wolę pracy u klienta bardziej niż firmy o zasięgu globalnym, lub ogólnokrajowym.

Dlaczego? Chodzi o związki. Firmy o zasięgu regionalnym mają nawyk budowania bezpośrednich, osobistych relacji w interesach.

Poprzedni artykuł w SustainableConnections.org—organizacja, której misją jest „stworzenie miejscowego forum, gdzie firmy będą mogły budować współpracę opartą na zrównoważonych praktykach”— podał listę najważniejszych powodów, dla których należy kupować u miejscowych. Powody, które podaje artykuł zawarły takie argumenty jak “wspieranie dobrobytu regionalnego”, “inwestowanie w społeczność” oraz tworzenie miejsc pracy, co jest typową argumentacją firmy upatrującej swój rozwój w rozwoju inwestycji lokalnych.

Rozeznanie online (rysunek 6)

Innym trendem mającym wpływ na wdrożenie zdalne jest przystosowanie firmy do środowiska internetowego. Opiera się on na:

• Doświadczenie w zdalnych wdrożeniach kluczowych form oprogramowania biznesowego
• Stosowanie oprogramowania przechowywania danych w formie chmury
• Model firmy opiera się na komunikacji cyfrowej

Każdy w/w czynnik współgeneruje środowisko komfortu użytkowania usług online, wymaganego podczas wdrożenia zdalnego.

Jakie są najlepsze praktyki w wyborze wsparcia wdrożeniowego?

Zdalne wdrożenie to opcja dla większości przedsiębiorstw. Jak wspominano w tym artykule, są za i przeciw takiej formy wdrożenia. Jednak jeśli właściwie się przygotować, można z powodzeniem wprowadzić oprogramowanie bez konieczności goszczenia zewnętrznych fachowców.

Poniższe dobre praktyki pomagają zapewnić właściwe i bezawaryjne wdrożenie:

1. Wykorzystać komunikację online w trakcie doboru produktu, w celu zapewnienia ciągłości oceny oprogramowania.
2. Sprawdzić referencje dostawcy od innych klientów, którzy skorzystali ze zdalnego wsparcia.
3. Współpracować z dostawcą w tworzeniu szczegółowego planu wdrożenia.
4. Sprawdzić stopień użytkowania przez dostawcę zdalnego dostępu, wraz z kodowaniem i autoryzacją dostępu w ramach stosowanych zabezpieczeń.
5. Wybrać formę kontaktu technicznego w celu pomocy w ponownym rozruchu i innych zadaniach realizowanych miejscowo.
6. Przedyskutować z dostawcą listę niezbędnych elementów stałego wsparcia, takich jak aktualizacje i pomoc techniczna.

2 marca 2023